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【Excel】必須項目の入力漏れを防ぎたい!エクセルでデータが未入力の時にセルに色を付けるテクニック(Impress Watch)

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【Excel】必須項目の入力漏れを防ぎたい!エクセルでデータが未入力の時にセルに色を付けるテクニック
[元記事]
◆ 未入力になっている必須項目のセルに色を付けて目立たせたい!
 Excelはアンケートや調査票などの作成に便利です。このような書類は作って配布したら終わりではなく、後で回収して集計したり転記したりする作業がありますよね。でも、集計や転記する時に「この項目が入力されていないと困るんだけど……」と思ってしまうような欄に限って未入力になっている……というシチュエーションは、意外に多くの人が経験しているのではないでしょうか。【この記事に関する別の画像を見る】 例えば、登山同好会の新規メンバー登録フォームで、「氏名」「所属」「緊急連絡先」「血液型」を入力するセル(①)を必須項目としたい場合、入力者が必須項目だとわかりやすいようにするためにはどうしたらよいでしょうか。
 必須項目が入力されるセルに何も入力されていなければセルに色が付き、何か入力されたらセルに色が付かないようにすれば、必須項目の入力漏れを防ぐことができそうですよね。
 Excelなら、このように入力の有無に応じてセルに色を付けるという設定も簡単にできます。今回は、条件付き書式を使って、未入力のセルに色を付けるテクニックを解説します。
■「未入力のセル」=「空白が入力されているセル」と考えて条件を設定
 それでは、先ほどの登山同好会の新規メンバー登録フォームで、必須項目としたいセルが未入力の場合にセルに色が付くように設定してみましょう。
 必須項目の入力欄となるセル(未入力の時に色を付けておきたいセル)B2、B4、B6、B7(①)を選択します。ここでは離れた場所にある複数のセルを同時に選択しているので、セルB2をクリックしたあと、[Ctrl]キーを押しながらほかの3つのセルをクリックして選択しています。セルを選択したら、[ホーム]タブ(②)→[条件付き書式](③)→[新しいルール](④)をクリックします。
 [新しい書式ルール]ダイアログボックスが表示されます。今回の例では「選択したセルが未入力の時に」セルに色を付けるのですが、これは「選択したセルに空白が入力されている時に」セルに色を付けると言い換えることができます。この条件を、ダイアログボックスに入力していきます。[ルールの種類を選択してください]欄で[指定の値を含むセルだけを書式設定](⑤)を選択します。その下の[ルールの内容を編集してください]欄では、左から[セルの値](⑥)[次の値に等しい](⑦)を選択し、一番右の欄に「=””」(⑧)を入力します。この「=””」は「空白が入力されている」ということを意味し、「””」は半角のダブルクオーテーションを2つ続けて入力しています。ここまで入力できたら、プレビューの右側の[書式](⑨)をクリックします。
 [セルの書式設定]ダイアログボックスが表示されます。ここで、セルを塗りつぶす色を選択します。[塗りつぶし]タブ(⑩)をクリックし、[背景色]欄でセルを塗りつぶしたい色(⑪)を選択します。下の[サンプル]欄に選択した色が表示された(⑫)ことを確認し、[OK](⑬)をクリックします。
 再び[新しい書式ルール]ダイアログボックスが表示されます。ダイアログボックス下部の[プレビュー]欄に、指定した色が表示された(⑭)ことを確認して[OK](⑮)をクリックします。
 ダイアログボックスが閉じて、最初に選択したセルB2、B4、B6、B7が赤で塗りつぶされました(⑯)。
 これらのセルは未入力の時には塗りつぶされていますが、データを入力して確定すると、塗りつぶしが削除されます(⑰)。
 これなら、必須項目の欄が回答者に伝わりやすく、回答漏れもなくなりそうですね。
■ほんのひと工夫で回答者も集計者も使いやすいフォームを作れる!
 今回は、条件付き書式を使ってセルが未入力の時に色を付けるテクニックを解説しました。たくさんの入力欄の中に回答必須項目が点在するようなフォームの場合、セルに色が付いていれば必須であることが伝わりやすく、その項目に関する回答漏れを防ぐことができます。
 フォームに少し工夫するだけで、回答しやすく集計時にも困らないフォームにすることができます。業務でアンケートなどを作成する機会には、今回の記事を参考に、必須項目がわかりやすいフォームを作ってみてくださいね。
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