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【Excel】ブックの引き継ぎで混乱を起こさないために!エクセルのセルにメモを付けるテクニック(Impress Watch)

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【Excel】ブックの引き継ぎで混乱を起こさないために!エクセルのセルにメモを付けるテクニック
[元記事]
◆ 後任者にしっかり引き継ぐために引継ぎ用のメモ入りブックを作ろう!
 年度末は異動などを控えて業務を他の人に引き継ぐ機会が多い時期です。これまで自分の担当業務を一緒に行っている人がいる場合は引継ぎも少し楽ですが、過去にその業務の経験が全くない人が後任になる場合は、引継ぎもしっかり行う必要がありますよね。【この記事に関する別の画像を見る】 業務の引継ぎを行う場合、引継書を用意して後任者がいつでも参照できるようにすることが多いですが、Excelを使う業務では引継書が別のシートやブックにまとまっていると参照が大変になることがあります。自分が業務で使っていたブックを引き継ぐ時には、後任者がブックを見ながらスムーズに業務を覚えられるように配慮すると親切です。
 紙の資料を引き継ぐ時は、重要な項目を含むページに付箋を貼ってメモしたりしますよね。Excelでも、重要なセルや難しい数式を含むセルなどに、説明のメモを付けることができます。今回は、引き継ぐExcelブックに付箋のようにメモを付ける方法を解説します。
(注)2020年2月現在、Office 365のExcelではこの機能は「メモ」と表示されますが、Excel 2019などでは「コメント」と表示されます。本記事では、2020年1月時点におけるOffice 365のExcelで操作し、スクリーンショットを撮影しています。
■[メモ]機能を活用してセルに付箋のようにメモを付ける
 Excelで作った勤怠管理表(①)で社員の勤怠管理を行っている職場があるとします。あなたは総務の担当者で、このブックそのものの管理を任されていましたが、この年度末で異動することになったとしましょう。この勤怠管理表は、単に各セルに値が入力されているだけではなく、関数を使って計算が自動化されているセルなど、入力するにあたって注意が必要な箇所がいくつかあります。後任者にスムーズに引継ぎができるよう、このブック内の重要なセルにメモを付けてみましょう。
 今回は、実際に使うシートに直接メモを入力するのではなく、実際に使うシートをコピーして引継ぎ専用のシート(②)を作成し、そこにメモを付けてみます。もちろん、実際に使うシートにメモを入力しても良いですが、そのシートを使う時にメモを削除する手間がかかることも考えられますので、見本のような感じで引継ぎ用のシートを別に作っておくと使い勝手が良いでしょう。
 この勤怠管理表では、セルB1に入力される「年」、セルD1に入力される「月」の値を修正すると、セル範囲A5:A35に自動でその月の日付と曜日が表示されるようになっています。セルD1に、そのことを記したメモを挿入してみましょう。
 セルD1(③)をクリックして選択し、[校閲]タブ(④)→[メモ](⑤)→[新しいメモ](⑥)をクリックします。
 セルD1の近くにメモの枠が表示されるので、メモを入力します(⑦)。メモの枠にはユーザー名が表示されますが、このユーザー名は削除することもできます。メモの枠はメモの付いたセルと矢印でつながっており、メモが付いたセルの右上には赤い三角の印が表示されます。
 メモの入力が終わったら、そのメモの枠の外をクリックするとメモの内容が確定します。メモを挿入したいすべてのセルにメモを付けたら、引継書の完成です(⑧)。
■メモを削除したい時や非表示にしたい時は?
 違うセルにメモを付けてしまった時や、そのメモの内容が不要になった時は、メモを削除できます。先ほどメモを付けた勤怠管理表で、誤ってセルB10に不要なメモを追加してしまったとします(①)。このメモを削除してみましょう。
 メモの挿入はリボンからできましたが、削除は別の方法で行う必要があります。メモを削除したいセル(ここではセルB10)の上で右クリック(②)し、表示されるメニューの[メモの削除](③)をクリックします。
 メモが削除されました(④)。セル右上の赤い三角の印がなくなったことからも、メモが削除されたことがわかります。
 また、メモが多くて見づらい場合などにメモを非表示にしたい場合は、[校閲]タブ(⑤)→[メモ](⑥)→[すべてのメモを表示](⑦)をクリックします。(メモが表示されている時、[すべてのメモを表示]という機能がONになっている状態なので、先ほどの手順のように再度メニューを表示してクリックすることにより、この機能をOFFにできるというわけです。)
 すると、すべてのメモが非表示になります(⑧)。メモが挿入されているセルは、右上に赤い三角の印が付いており、そこにマウスポインターを合わせるとメモを表示することができます。
 このように、メモは表示/非表示や削除も簡単にできます。
■メモを活用して確実に業務を引き継ごう
 今回は、業務の引継ぎのためにセルにメモを付けるテクニックを解説しました。重要なセルや注意が必要なセルに直接メモを付けることができるので、後任者もブックを見ながらスムーズに新しい業務に入ることができるでしょう。
 ブックをグループで共有する際などにも、入力に関する注意事項などをメモとして付けておくと役立ちます。ぜひ、今回の記事の内容をいろいろな場面で役立ててくださいね。

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